La importancia de un sistema ERP en las empresas

La administración de las empresas en la actualidad, con sus diferentes tamaños y realidades diversas, tienden a hacerse cada vez más complejos. Parte de estas funciones incluyen recursos humanos, gestión de la cadena de suministro, gestión de relaciones con el cliente (CRM) y planificación de recursos de fabricación, entre otras operaciones. 

Puede ser abrumador administrar todos estos aspectos comerciales y de gestión de forma manual o independiente, requiriendo de grandes cantidades de recursos económicos y humanos para su correcto desempeño. Asimismo, aunque ciertas operativas son similares y repetitivas en cualquier organización, existen peculiaridades entre las necesidades que pueda tener la gestión de la flota en una empresa de transporte o un software de gestión hospitalaria.

La gestión empresarial, un problema a resolver

Por este motivo los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) son cada vez más populares y frecuentes. Los sistemas ERP están diseñados para integrar todas las funciones comerciales, creando flujos de trabajo y procesos de toma de decisiones que resultan más fáciles de administrar tanto a nivel de funcionalidad interna como con los agentes externos (clientes, proveedores, organismos e instituciones) con los que cualquier compañía actúa. Esto libera a las organizaciones de arduas tareas, personal y tiempo para poder concentrarse en su negocio principal. 

Pero no todo queda ahí. Los sistemas ERP impactan además en el mejor desempeño de la organización al proporcionar información más precisa y en tiempo real del estado de la empresa en cualquiera de sus operativas. 

Por ese motivo los gerentes que desean automatización y funcionalidad mejorada en áreas como back-office, personalización de productos, contabilidad, gestión financiera, CRM y adquisiciones, consideran intensamente el uso de un software de planificación de recursos empresariales en sus organizaciones.

¿Qué es un sistema ERP?

ERP es un acrónimo de planificación de recursos empresariales, un software de gestión empresarial. 

De modo más completo se puede definir como un sistema de aplicaciones de software integradas que estandariza, agiliza e integra los procesos comerciales en finanzas, recursos humanos , compras, distribución y otros departamentos. Un software que las organizaciones utilizan para administrar las actividades comerciales cotidianas, como la contabilidad, las adquisiciones, la gestión de proyectos, la gestión de riesgos y el cumplimiento, y las operaciones de la cadena de suministro. 

Para que una herramienta ERP sea completa, debe incluir un software que ayude a las organizaciones con la planificación, la gestión del rendimiento empresarial, la elaboración de presupuestos, la previsión y la creación de informes con detalles de los resultados financieros de una organización.  

Los sistemas ERP también se pueden ampliar con aplicaciones de terceros para acceder a funciones como la gestión del ciclo de vida del producto, la adquisición electrónica, la gestión de datos del producto, la extracción de datos y otras funciones similares. El sistema ERP generalmente se extiende a través de interfaces proporcionadas por el proveedor.

Breve historia de ERP  

Los sistemas ERP se introdujeron alrededor de 1990 principalmente para uso de empresas manufactureras. El concepto emanó de necesidades tales como la planificación de requisitos de material II (MRP II) desarrollado en 1983, MRP en 1964 y cantidad económica de pedido (EOQ), que se creó en 1913. 

El término ERP fue acuñado por Gartner Group para distinguir los sistemas ERP de los sistemas MRP en la década de 1990. En este período, los sistemas ERP comenzaron a desarrollarse para incluir inteligencia empresarial mientras manejaban otras funciones como la automatización de la fuerza de ventas (SFA), la automatización de marketing y el comercio electrónico.  

Debido a algunos de los desafíos con el ERP funcionando de manera interna y local como el costo y duración de la implementación, la concesión de licencias, los proveedores comenzaron a desarrollar sistemas ERP basados en la nube para proporcionar sistemas ERP SaaS, es decir, proporcionado como un servicio de software por parte de sus fabricantes a las empresas. 

Los ERP SaaS son más sencillos y económicos de implementar, pagando una suscripción mensual. Los usuarios pueden personalizar el software según las necesidades específicas de la industria ala que pertenece su empresa. Esto, además, los convierte en adecuados y asequibles también para pequeñas empresas.   

Principales características del sistema ERP 

Un sistema de planificación de recursos empresariales tiene cuatro características principales:

• Diseño modular
• Base de datos flexible, abierta y centralizada
• Generación automática de información
• Operación en tiempo real

El objetivo principal de una solución de software ERP es unir todas las unidades de las operaciones comerciales para lograr los objetivos operativos rápidamente. Todos los procesos empresariales están integrados en todas las unidades comerciales en un enfoque completo para optimizar los procesos y la información en toda la organización.

Un ejemplo de como opera un ERP en tiempo real sería este: una empresa requiere que los clientes realicen pedidos en línea. Tan pronto como se completa un nuevo pedido, el sistema ERP verifica automáticamente el precio e inicia una verificación de crédito, si es necesario. Después comprueba si el producto está disponible y lo notifica al área que programará la entrega. Tan pronto como se entrega el pedido, se envía una factura a la unidad de contabilidad para que actualice sus cuentas. 

Echemos un vistazo más profundo a las diversas características de un sistema ERP moderno: 

Apariencia y sensación consistentes

La apariencia uniforme de ERP ayuda a una empresa a reducir el costo de la capacitación de su uso.

Los primeros diseñadores de ERP se dieron cuenta de que una apariencia uniforme ayuda a que la organización parezca más profesional y, a su vez, que los empleados que operan en diversas áreas confíen en la información mientras trabajan para satisfacer las necesidades específicas de los clientes.  

La integración de ERP hace posible que una organización presente una cara consistente al mercado, ya sea que esté mirando su software de contabilidad, sistema de gestión de almacenes o simples hojas de cálculo de los procesos manuales.

Una base de datos común

Uno de los desafíos importantes que enfrentan las organizaciones es que los diferentes departamentos operan en silos (unidades inconexas). Esto puede conducir a situaciones difíciles en las que diferentes departamentos brindan a los clientes información contradictoria, reflejándose negativamente en la calidad de su servicio al cliente.

Un sistema ERP garantiza que una base de datos compartida admita todas las aplicaciones para garantizar el éxito hacia el cliente. Esto significa que los trabajadores de diferentes unidades pueden depender de la misma información de la base de datos para sus actividades diarias y para todas las necesidades comerciales.

Opera en tiempo real

En esta era del Internet de las cosas (IoT), en la que los dispositivos se conectan constantemente mediante tecnologías como la computación perimetral, la característica en tiempo real garantiza que cada proceso comercial pueda acceder rápidamente a la información que necesita. Acerca el almacenamiento de datos y la computación al lugar donde se utilizará. 

La función en tiempo real de ERP ayuda a identificar problemas rápidamente y les da tiempo a los ejecutivos de negocios para rectificar cualquier problema que pudiese surgir.